Todas las organizaciones elaboran memorias de actividades. Sin embargo, el proceso y el enfoque es distinto y el resultado variopinto. Para algunas, es un trámite a realizar; para otras, una oportunidad de mostrar el impacto alcanzado. Para unas, “algo que hay que tener”; para otras, un elemento clave de comunicación y relación.

Las memorias de actividades son -o pueden ser- una herramienta básica para las organizaciones, ya que sirven para rendir cuentas ante sus grupos de interés (socios/as, donantes, voluntarios/as, administración pública, empresas, etc.), fomentan la transparencia y refuerzan la confianza de la sociedad en la entidad.

Elaborar una memoria de actividades no sólo es un must do, sino también una oportunidad. Sin embargo, hay que tener en cuenta que si queremos una memoria que sirva para todo (rendición de cuentas interna y externa, comunicación, presentación, fidelización, captación,…) terminaremos con una memoria Frankenstein… una suma de partes con un resultado poco atractivo.

La importancia de las memorias para la captación de fondos

Las memorias pueden ser un reflejo del trabajo que la entidad ha llevado a cabo durante un período determinado, generalmente un año (natural o curso escolar). Este material comunicativo permite que las organizaciones expliquen de forma estructurada y clara quiénes son, qué hacen y qué resultados han logrado. Esto permite:

Rendir cuentas. Es un ejercicio de transparencia ante los diversos agentes que interactúan con la entidad. Donantes, financiadores públicos, socios y otros grupos quieren conocer cómo se han utilizado los recursos destinados a la organización y qué impacto se ha generado.

Avanzar en transparencia y confianza. Las ONL necesitan generar confianza para mantener y atraer recursos, tanto en forma de financiación como de colaboraciones o voluntarios. Publicar una memoria que refleje detalladamente las actividades y resultados es una prueba de transparencia y compromiso.

Incrementar visibilidad y reputación. Una buena memoria puede convertirse en una carta de presentación, reforzando la reputación de la organización y poniendo de relieve su profesionalidad e impacto social.

Aprender y planificar. El proceso de elaboración de una memoria también es una oportunidad interna para reflexionar sobre el trabajo realizado, identificar áreas de mejora y establecer acciones de futuro.

Cumplir con los requisitos legales. Para algunas organizaciones, presentar la memoria de actividades o -incluso- el balance social es obligación legal. Por tanto, la memoria es también un requisito formal para cumplir con la normativa vigente.

La memoria en sí misma no es un elemento de captación. Pero cómo la enfoquemos puede ayudarnos en la estrategia de fidelización y captación.

Principales aspectos a tener en cuenta para elaborar una memoria enfocada a captación

El proceso de elaboración de una memoria de actividades debe ser meticuloso, puesto que es un documento que refleja la profesionalidad y el rigor de la entidad.

Para dar una rápida pincelada de los aspectos a tener en cuenta, se resumen en cuatro bloques: enfoque, proceso, fondo y forma. Si en cada uno de ellos incluimos la mirada de captación, tendremos una memoria enfocada a tal fin.

ENFOQUE: para qué y para quién.

No es lo mismo una memoria de rendición de cuentas, un informe de gestión que una memoria enfocada a captación. Si queremos que sirva para captación deberá ser una memoria amable, concisa, visualmente atractiva y, sobre todo, que sea capaz de emocionar.

También es necesario tener claro a quién se dirige la memoria. Puede que la entidad tenga diferentes grupos de interés (socios, donantes, instituciones, comunidad local, voluntarios, profesionales) y, por tanto, querer llegar a todos, es un objetivo muy ambicioso e inalcanzable. Si queremos que esté pensada para fidelizar y captar, es necesario priorizar públicos.

PROCESO: cómo se elabora

Participación interna. La elaboración de la memoria puede ser un proceso colaborativo. Aunque haya una persona o equipo responsable de la memoria, es importante implicar a las diferentes áreas de la entidad para garantizar que la información sea completa y se ajuste a la realidad. También debe ser un compromiso de entidad, por lo que debe haber un presupuesto asignado (ya sea para fotografías, copy, diseño gráfico o impresión).

Recogida de datos y calendario. Se debe asegurar que las personas participantes en la elaboración de la memoria tienen acceso a los datos y se pueden entregar a tiempo y actualizados. Por ello, definir un calendario de trabajo es imprescindible para no dilatar el proceso en el tiempo. Fijar una fecha de salida y construir para atrás el calendario, puede ser un buen objetivo.

Revisión y validación. Una vez redactada y diseñada, la memoria debe ser revisada tanto a nivel de contenido como de forma. Es recomendable que la dirección de la entidad valide el documento antes de su publicación, para asegurarse de que refleja correctamente el trabajo realizado y los resultados obtenidos.

FONDO: contenido.

Estructura. Utilizar una estructura clara, con secciones bien delimitadas, ayuda a que el lector entienda rápidamente su contenido.

Información básica.

• Presentación de la entidad. Breve explicación de la misión, visión, valores y objetivos de la organización, aprovechando para recordar la razón de ser de la misma.
• Descripción de las actividades. Principales proyectos y actividades desarrolladas durante el año y cómo éstas se relacionan con los objetivos globales.
• Resultados e impacto. Más allá de la descripción de las actividades, deben incluirse datos e indicadores concretos. ¿Cuántos beneficiarios se han atendido? ¿Qué cambios se han conseguido? Incorporar testimonios o historias de casos concretos puede ser una buena forma de mostrar el impacto de manera tangible y comprensible.
• Transparencia económica financiera. Un apartado dedicado a la situación económica es imprescindible. Se pueden detallar los ingresos y los gastos, preferiblemente con el uso de gráficos claros que ayuden a visualizar y entender la información.

Fotografías que muestren la esencia de la entidad, el alma, conectando con el destinatario. Primeros planos, acciones, gestos,… ayudarán a mostrar emociones, y no sólo actividades. Importante, eso sí, asegurar que tenemos los derechos de imagen e informar, igualmente, antes de su publicación.

Qué puedes hacer tú. Destinar un espacio al call to action, ofreciendo diferentes opciones de colaboración.

FORMA: cómo se presenta.

Hacerla brillar. Podemos hacer perfectamente todos los puntos anteriores, pero si la memoria no brilla, no llamará la atención ni será un material amable. Una buena memoria debe ser visualmente atractiva y fácil de leer.

Diseño gráfico. La presentación gráfica (uso de gráficos, infografías, destacados e imágenes) facilita la comprensión de la información.

Multiformato. Podemos tener formatos tradicionales y formatos digitales. Las memorias digitales permiten incluir contenidos multimedia, como vídeos o enlaces interactivos, que permitan una lectura más dinámica.

En definitiva, la memoria de actividades es mucho más que un documento formal: es una oportunidad de comunicación que permite a las organizaciones mostrar su compromiso con la transparencia y la rendición de cuentas. A través de una memoria bien elaborada, la organización puede mostrar sus logros, mejorar su reputación y, sobre todo, generar confianza entre sus grupos de interés, aspectos necesarios para construir y mantener relaciones duraderas.

Redactar una buena memoria de actividades es un reto, pero también una oportunidad para consolidar el trabajo realizado y seguir tejiendo complicidades que faciliten la captación.

Irene Borràs Garrido

Consultora y formadora. Compartiendo conocimiento y experiencia en comunicación y captación de fondos en CAUSES.